Dr Ayub Kadis Perpustakaan dan Arsip Kutim. Foto: Adi Sagaria Pro Kutim
SANGATTA- Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah kini sedang memulai penataan dengan menyiapkan sistem klasifikasi dan keamanan arsip dinamis (SKKAD), serta jadwal retensi arsip (JRA).
“Penataan ini sangat penting, sebab Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah telah mendapat rekomendasi dari Badan Arsip Nasional untuk melanjutkan SKKAD dan JRA,” kata Kepala Dinas Perpustakaan dan Dr Ayub ditemui di Ruang Kerjanya, Selasa, (29/11/2022).
Progresnya sekarang menurut Ayub menyisakan beberapa dinas saja yang belum dimasukkan ke daftar JRA. Setelah selesai barulah disampaikan ke Bagian Hukum. Dalam penanganan arsip, Dinas Perpustakaan dan Arsip tidak sendirian, sebab Pejabat Pengelola Informasi Daerah (PPID) di Dinas Kominfo-Perstik turut dilibatkan. PPID akan mengklasifikasi satu dokumen, apakah sifatnya merupakan domumen publik, dokumen terbatas atau dokumen rahasia.
“Kalau dokumen terbuka untuk publik, semua bisa akses. Kalau dokumen terbatas, maka hanya pejabat eselon II yang dapat diberikan izin untuk membuka. Bahkan Itwil pun hanya mengakses dokumen tersebut secara terbatas. Sementara dokumen rahasia yang menyangkut kemananan, tidak bisa diakses, kecuali yang berhak, yang mendapat iizin dari PPID,” jelasnya.
Hal tersebut sesuai dengan UU Keterbukaan Informasi Publik. Seluruh dokumen OPD ditata dan dikelola sesuai dengan prosedur yang ada. Dijelaskan Ayub, dalam penanganan arsip, kini Kutim sudah sampai pada jadwal retensi arsip (JRA). JRA ini berisi daftar arsip fasilitatif dan subtantif. Untuk subtantif menyangkut arsip terkait dengan tupoksi OPD, sedangkan arsip fasilitatif, merupakan arsip pendukung OPD.
“Dalam JRA ini, ada daftar menyangkut arsip, umur arsip sebagai arsip aktif, menjadi arsip aktif. Setelah tidak aktif, maka arsip ini akan menjadi arsip permanen yang akan kami masukkan ke dalam depo arsip,” kata Ayub (kopi8/kopi3)
