SANGATTA – Arsip bukan sekadar tumpukan kertas di ruang penyimpanan. Di baliknya tersimpan rekam jejak pemerintahan, bukti pertanggungjawaban publik, dan ingatan kolektif sebuah daerah. Itulah pesan utama yang ditegaskan Direktur Kearsipan Daerah 1 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Irwanto Eko Saputro, saat berkunjung ke Kabupaten Kutai Timur (Kutim) baru-baru ini. Ia menilai bahwa pengelolaan arsip yang tertib dan akuntabel merupakan cermin tata kelola pemerintahan yang baik. Keberhasilan sistem kearsipan, kata Irwanto, tidak hanya bergantung pada satu instansi, melainkan menuntut kolaborasi lintas perangkat daerah agar pelaksanaan kearsipan berjalan serasi dan berkelanjutan.
“Tugas ini bukan tugas yang mudah, maka diperlukan sinergi antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan perangkat-perangkat daerah agar penyelenggaraan kearsipan itu bisa lebih baik,” ujarnya.
Harapan ANRI, lanjutnya, sederhana namun mendasar, yakni agar setiap unit kerja di lingkungan Pemkab Kutim mampu mengelola arsip secara profesional. Sehingga akuntabilitas publik dapat ditelusuri dengan mudah melalui dokumen yang tersimpan rapi dan sahih.
Selain memperhatikan aspek akuntabilitas, Irwanto juga menekankan pentingnya penyelamatan arsip bernilai sejarah. Menurutnya, arsip-arsip semacam itu bukan sekadar dokumen masa lalu, tetapi cermin identitas dan perjalanan daerah yang harus dihimpun serta dijaga di lembaga kearsipan. Agar masyarakat bisa mengakses informasi sejarah Kutim dengan mudah. Ia mengapresiasi langkah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim yang telah menghimpun khazanah arsip daerah dan memamerkannya kepada publik, termasuk melalui pameran foto yang merekam dinamika Kutim dari waktu ke waktu.
“Dengan melihat pameran ini masyarakat bisa tahu. Ternyata arsip-arsip bernilai guna yang dihasilkan oleh Kabupaten Kutim sudah diselamatkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,” tambahnya.
Terkait penyimpanan dokumen keuangan negara seperti APBD maupun APBN sebelum dapat dimusnahkan, Irwanto menjelaskan bahwa seluruh prosesnya berlandaskan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
“Di jadwal retensi arsip di sana sudah disebutkan berapa lama disimpan di unit kerja, kemudian berapa lama nanti disimpan di unit kearsipan, kemudian nanti tindakan penyusutan akhirnya seperti apa? Apakah dimusnahkan? Apakah nanti diselamatkan?” jelasnya.
Berdasarkan regulasi, masa retensi arsip dinamis biasanya minimal sepuluh tahun sebelum ditentukan apakah akan dimusnahkan atau disimpan permanen, disesuaikan dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis (SKKAD). Terkait arsip yang bersifat semi-rahasia, Irwanto meluruskan bahwa masyarakat yang memerlukan informasi arsip dinamis harus berkoordinasi dengan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), bukan langsung ke lembaga kearsipan.
“Lembaga kearsipan mereka memiliki kewenangan untuk melakukan pembinaan saja, tetapi terkait dengan layanan informasi publik itu menjadi kewenangan PPID,” terangnya.
Dalam kesempatan yang sama, ia juga menyinggung persoalan klasik yang kerap dihadapi lembaga kearsipan daerah, yakni postur anggaran yang kecil dan terkesan “dianaktirikan”. Menurutnya, hal ini kerap terjadi karena pimpinan daerah belum memperoleh pemahaman menyeluruh tentang pentingnya penyelenggaraan kearsipan secara sistematis.
“Pimpinan ini hanya berpikir, oh arsip itu output akhirnya. Tetapi untuk menghasilkan output itu tentunya dibutuhkan pendampingan sejak awal, sampai dengan nanti akhirnya baru menjadi informasi yang memang bisa dimanfaatkan oleh masyarakat,” tutupnya.
Pernyataan Irwanto menjadi pengingat bahwa arsip bukan hanya catatan masa lalu, melainkan cerminan martabat pemerintahan dan fondasi transparansi publik. Di tangan pemerintah daerah yang menyadari makna arsip, sejarah dan akuntabilitas akan terjaga, menjadi warisan dokumenter bagi generasi yang akan datang. (kopi4/kopi3)
