Narsum dari ANRI Endah Dwi Astuti saat menjelaskan kode klasifikasi arsip. Foto: Rosma/Irfan/Pro Kutim
SANGATTA – Perwakilan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yakni Endah Dwi Astuti hadir menjadi narasumber Sosialisasi Peraturan Bupati Tentang Kode Klasifikasi Arsip Sesuai Permendagri 83 dan FGD Identifikasi Arsip Hasil Perubahan dan Penggabungan Perangkat Daerah gelaran Dispusip Kutim yang digelar di Ruang Meranti Kantor Bupati Kutim, Kamis (16/3/2023).
Dalam penyampaian materinya, Endah menegaskan dalam menjalankannya didasarkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Arsip.
“Arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang terekam dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi. Sedangkan yang menciptakan arsip adalah pemerintahan atau lembaga, organisasi politik, organisasi masyarakat (ormas) maupun perseorangan,” bebernya.
Selanjutnya ia menegaskan jika arsip hal mutlak yang dapat menunjang sebagai sarana untuk menjalani dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
Dalam hal penyelenggaraan arsip sebagai penerapan kebijakan berupa pembinaan, sosialisasi, pendanaan dan terkait dengan arsip nasional. Kemudian sebagai dasar pembinaan kearsipan dapat meliputi lingkup nasional, provinsi, kabupaten/kota hingga perguruan tinggi.
Berikutnya, pengelolaan arsip bersifat dinamis dan statis.
Untuk arsip dinamis dibagi menjadi empat bagian dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
Nah, untuk contoh pembuatan arsip adalah membuat surat merupakan tahapan membuat arsip. Namun yang harus diperhatikan adalah mengacu pada tentang peraturan tata naskah dinas, klasifikasi, serta sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis. Sedangkan tahap pembuatan arsip berdasarkan tata naskah dinas. Setelah itu diregistrasi dan dibagikan (didistribusikan) kepada pihak yang berhak.
“Maka hal tersebut disebut penerimaan. Arsip dinamis juga dipergunakan untuk kepentingan pemerintah dan kepentingan masyarakat,” ulasnya.
Lanjutnya, jika masyarakat ingin mengakses arsip harus memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan akses.
Lebih jauh ia menegaskan jika dalam pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga keautentikan dan keutuhan serta keamanan dan keselamatan arsip. Untuk pemeliharaan arsip terkait dengan pemberkasan dapat dilakukan dengan memahami tentang kode dan klasifikasi.
“Untuk itu, penataan arsip dapat dilakukan juga mengacu kepada kode klasifikasi, kemudian ada penyimpanan serta alih media arsip,” tutupnya. (kopi16/kopi13/kopi3)
